一、 传阅
1、上级机关和各有关部门来文、资料，均由机要员签收登记，任何个人不得私自保存；
2、文件、资料应由机要员分类办理传阅手续，填好“文件处理单”后，送综合科分管人员拟办，根据拟办意见，分轻重缓急送有关领导阅批，并按批示意见送有关科室办理。需科室了解的文件、资料，要按拟办意见传阅，科室要提高传阅速度，不得借工作等理由积压文件。
3、有关领导批示意见的文件，综合科立项督查，及时催办落实，并协同责任科室将办理结果报有关领导。
4、加强保密工作，不准将文件、资料随意带出或乱丢乱放，不准从文件传阅夹中擅自抽走文件或将文件带回家中。严格管理有密级的文件及资料。
二、 借阅
1、加强文件、资料借阅管理，建立借阅文件登记薄，严格履行签字、注销手续，防止泄漏或丢失。
2、借阅带有密级的文件，须经综合科同意，并在规定时间及时交回。
3、未经批准，借阅人员不准擅自摘录，复印文件内容。
4、不准损坏文件，不准在文件上胡乱涂改、勾画，凡造成文件资料损坏，泄漏或丢失者，按情节轻重处以罚款或作其他处理。
三、 行文
1、严格按规范格式行文，文件内容要符合上级有关规定。
2、以单位名义制发的文件要严格实行拟稿、审稿、签发、印发责任制，由局长签发。
3、拟稿要用钢笔书写或打印，字迹清楚，格式规范。
4、各科室需要外出印制文件者，需先到综合科登记备案再到指定地点印制。要求及时准确，清楚整洁，合乎规格。校对文稿由拟稿科室负责。
四、 文档
1、各文件、资料由机要员按照分类存档，妥善保管，以便查阅。
2、公务信函拆封，由机要员负责，其他人员无权拆封，写明领导“亲收”的，应交有关领导本人处理。
3、机要员兼有上下传文、分发报刊的职责。
